KANTOR PENCATATAN SIPIL

⩩     Tugas Kantor Pencatatan Sipil

• Penyusunan recana pembangunan dan pengembangan kegiatan pendaftaran dan pencatatan penduduk.

Kantor Kependudukan dan pencatatan selalu mendata penduduk setiap tahunnya, disuatu daerah penduduk harus didata agar diketahui tingkat pertumbuhan penduduk daerah itu tinggi atau rendah berdasarkan hasil data yang didapat. Selain itu, perpindahan penduduk juga menjadi tanggung jawab Kantor Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

• Penyelenggaraan penyuluhan.

Penyuluhan yang dilakukan kantor Pencatatan sipil ini adalah penyuluhan tentang sosialisasi kebijakan kependudukan dan juga tentang tata cara pembuatan akta catatan sipil, karena masih banyak penduduk yang tidak mempunyai akta kelahiran .

·       Pembuatan berbagai catatan sipil, seperti :

Pembuatan Akta Kelahiran

Syarat pembuatan Akta Kelahiran adalah :

1.    Warga Negara Indonesia

• Surat kelahiran dari dokter/bidan/penolong kelahiran;
• Fotocopy KTP orang tua;
• Fotocopy KK orang tua;
• Fotocopy Kutipan Akta Perkawinan/Nikah/Surat Nikah orang tua;
• Fotocopy KTP pemohon dan dua orang saksi.

2.    Warga Negara Asing

• Surat kelahiran dari dokter/bidan/penolong kelahiran;
• Fotocopy Surat Nikah orang tua;
• Fotocopy KK dan KTP orang tua bagi pemegang Izin Tinggal Tetap;
• Surat keterangan tempat tinggal orang tua bagi pemegang Izin Tinggal Terbatas;
• Fotocopy Paspor bagi pemegang Izin Kunjungan.

3.    Anak yang tidak diketahui asal usulnya atau keberadaan orang tuanya

• Berita acara dari kepolisian.

4.    Anak warga Negara Indonesia di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia

• Bukti pencatatan kelahiran dari Negara setempat;
• Fotocopy paspor Republik Indonesia orang tua;
• Fotocopy Surat Nikah orang tua.

5.    Lahir mati

• Surat Keterangan RT dan RW;
• Keterangan lahir mati dari dokter/bidan/penolong kelahiran.

Berdasarkan UU No. 23 Tahun 2006 dan Surat Edaran Mendagri tanggal 28 Desember 2010 No.472,11/5111/54, Perihal Perpanjangan Masa Berlaku Dispensasi Pelayanan Pencatatan Kelahiran, terhitung sejak 1 Januari 2012 dilampiri Penetapan Pengadilan Negeri ( kelahiran anak di atas 1 tahun ).

o   Pembuatan Akta Perkawinan/Nikah

Syarat untuk membuat akta pernikahan adalah :

1.    Warga Negara Indonesia

• Surat Pengantar dari Desa/Kelurahan berupa N1 – N4;
• Surat bukti pemberkatan perkawinan menurut agamanya;
• Surat Keterangan Kesehatan dari Puskesmas setempat;
• Surat Keterangan Pindah Nikah bagi calon mempelai di luar Kecamatan/Kabupaten;
• Surat Ijin dari Komandan bagi calon mempelai anggota TNI/POLRI;
• Surat Ijin orang tua bagi calon mempelai pria yang belum berusia 21 tahun dan Dispensasi Pengadilan Negeri bagi calon mempelai pria yang belum berusia 19 tahun;
• Fotocopy Kutipan Akta Kelahiran suami dan isteri, bagi WNI keturunan yang telah berganti nama membawa Surat Keputusan Pengadilan;
• Fotocopy Kutipan Akta Perceraian (pasangan terdahulu cerai) atau Kutipan Akta Kematian (pasangan terdahulu meninggal) bagi calon mempelai yang pernah kawin;
• Fotocopy KK & KTP bagi calon mempelai, saksi, dan orang tua;
• Pas photo suami dan ister berdampingan ukuran 4 x 6 warna sebanyak 5 lembari;
• Bagi WNI yang akan melakukan perkawinan dengan WNA, yang bersangkutan membawa kelengkapan dokumen imigrasi, STMD dari kepolisian dan surat dari Kedutaan/Konsul/Perwakilan Negaranya;
• Bagi WNI keturunan yang telah mempunyai anak dan akan diakui dan disahkan setelah perkawinan perlu melampirkan fotocopy Kutipan Akta Kelahiran Anak.

2.    Warga Negara Indonesia di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia

• Bukti pencatatan perkawinan/Akta Perkawinan/Nikah dari Negara setempat;
• Pas photo suami dan isteri;
• Fotocopy paspor Republik Indonesia;
• Fotocopy KTP suami dan isteri bagi penduduk Indonesia.

o   Pembatalan Perkawinan

• Keputusan Pengadilan Tata Usaha Negara yang mempunyai kekuatan hukum yang tetap;
• Fotocopy Kutipan Akta Perkawinan/Nikah;
• Fotocopy KK dan KTP;
• Fotocopy Kutipan Akta Kelahiran;
• Bagi WNI keturunan yang telah berganti nama membawa Surat Bukti Ganti Nama;
• Bagi WNA membawa dokumen imigrasi dan STMD.

D.    Akta Perceraian
1.    Warga Negara Indonesia

• Keputusan Pengadilan Negeri yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap;
• Fotocopy Kutipan Akta Perkawinan/Nikah;
• Fotocopy KK dan KTP;
• Bagi WNI keturunan yang telah berganti nama membawa Surat Bukti Ganti Nama;
• Bagi WNA membawa dokumen imigrasi dan STMD.

2.    Warga Negara Indonesia di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia

• Bukti pencatatan perceraian dari Negara setempat;
• Fotocopy Akta Perkawinan/Nikah;
• Fotocopy paspor Republik Indonesia.

3.    Pembatalan Perceraian

• Keputusan Pengadilan Tata Usaha Negara yang mempunyai kekuatan hukum yang tetap;
• Fotocopy Kutipan Akta Perceraian;
• Fotocopy KK dan KTP;
• Fotocopy Kutipan Akta Kelahiran;
• Bagi WNI keturunan yang telah berganti nama membawa Surat Bukti Ganti Nama;
• Bagi WNA membawa dokumen imigrasi dan STMD.

E.    Akta Kematian
1.    Warga Negara Indonesia

• Surat Keterangan kematian dari dokter/paramedis;
• Surat Keterangan Kematian dari Desa/Lurah;
• Surat Bukti Kewarganegaraan yang bagi WNA;
• Fotocopy Akta Kelahiran dan Akta Perkawinan/Nikah bagi yang sudah menikah;
• Fotocopy KTP.

2.    Warga Negara Asing

• Keterangan kematian dari dokter/paramedis;
• Fotocopy KK dan KTP bagi orang asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap;
• Fotocopy Surat Keterangan Tempat Tinggal bagi orang asing yang memiliki izin tinggal terbatas; atau
• Fotocopy paspor bagi orang asing yang memiliki izin kunjungan.

3.    Seseorang yang hilang atau mati yang tidak ditemukan jenazahnya dan/atau tidak jelas identitasnya

• Fotocopy KK;
• Surat Keterangan Catatan Kepolisian;
• Salinan penetapan pengadilan mengenai kematian yang hilang atau tidak diketahui jenazahnya.

4.    Warga Negara Indonesia di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia

• Surat Keterangan Kematian dari Negara setempat;
• Fotocopy paspor Republik Indonesia; dan/atau
• Identitas lainnya.

F.    Akta Pengakuan Anak

1. Surat Pengantar dari RT/RW dan diketahui Kepala Desa/Lurah;
2. Surat Pengakuan Anak dari ayah biologis yang disetujui oleh ibu kandung;
3. Fotocopy Kutipan Akta Kelahiran anak yang diakui;
4. Fotocopy KK dan KTP ayah biologis dan ibu kandung.

G.    Pengangkatan dan Pengesahan Anak
1.    Pencatatan pengangkatan anak Warga Negara Indonesia

• Keputusan Pengadilan Negeri yang mempunyai kekuatan hukum tetap;
• Kutipan Akta  Kelahiran;
• KTP pemohon;
• KK pemohon.

2.    Surat Keterangan Pengangkatan Anak warga Negara Asing oleh warga Negara Indonesia di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia

• Surat Keterangan Pengangkatan Anak sesuai ketentuan yang berlaku dari Negara setempat;
• Fotocopy Kutipan Akta  Kelahiran Anak Warga Negara Asing;
• Fotocopy paspor dan/atau identitas lain orang tua angkat.

3.    Pecatatan pengesahan anak

• Surat Pengantar dari RT/RW dan diketahui Kepala Desa/Lurah;
• Kutipan Akta Kelahiran;
• Fotocopy legalisir Kutipan Akta Perkawinan/Nikah;
• Fotocopy KK ; dan
• Fotocopy KTP pemohon.

H.    Salinan Akta Catatan Sipil dan Penerbitan Kutipan II, III, dst
Bukti pelaporan kehilangan atau keruakan dari POLRES / POLSEK setempat.

I.    Penerbitan Surat Keterangan Catatan Sipil

1. Surat Keterangan dari Desa/Kelurahan;
2. Fotocopy KTP dan KK.

J.    Perubahan Nama

1. Keputusan ganti nama dari Pengadilan Negeri atau Keputusan Presidium Kabinet atau Keputusan Menteri Kehakiman tentang perubahan nama;
2. Kutipan Akta  Catatan Sipil;
3. Fotocopy Kutipan Akta Perkawinan/Nikah bagi yang sudah kawin;
4. Fotocopy KK dan KTP pemohon.

⩩     Manfaat kantor pencatatan sipil :

1.     Penyusunan dan pengkoordinasian program kerja pelaksanaan tugas  Pencatatan Sipil.

Program kerja ini disusun agar kantor pencatatan sipil ini dapat berfungsi sebagaimana mestinya.

2.     perumusan kebijakan dan perencanaan teknis tentang pengelolaan administrasi kependudukan dan Pencatatan Sipil.

Kebijakan dan perencanaan yang dilakukan oleh Kantor Pencatatan Sipil dibidang administrasi digunakan untuk membiayai keperluan kantor tersebut. Dan dana tersebut bersumber dari APBD.

3.     pelayanan kepada masyarakat serta pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan bidang kependudukan dan Pencatatan Sipil.

Pelayanan ini dilakukan agar Kantor pencatatan sipil dapat berjalan sebagaimana mestinya, untuk melayani penduduk yang belum mengetahui tata cara tentang pembuatan akta pencatatan sipil.

4.     pelaksanaan pencatatan dan penerbitan kutipan akta-akta Pencatatan Sipil serta mendokumentasikan akta-akta Pencatatan Sipil.

pencatatan dan penerbitan kutipan akta-akta Pencatatan Sipil serta mendokumentasikan akta-akta Pencatatan Sipil merupakan salah satu fungsi utama, Pencatatan dan penerbitan ini dilakukan untuk mendata penduduk, sedangkan dokumentasi akta catatan sipil dilakukan sebagai cadangan/arsip jika suatu hari nanti salah seorang penduduk kehilangan akta catatan sipilnya.

5.     pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala daerah sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Tugas lain yang diberikan oleh kepala daerah wajib untuk di lakukan oleh kantor pencatatan sipil sesuai dengan tugas dan fungsinya. Karena Kantor pencatatan sipil berada dibawah wewenang kepala daerah.

⩩     Peran Kantor Pencatatan Sipil

·       Pembuatan akta akta pencatatan sipil (Kelahiran, Perkawinan, Perceraian, Kematian) dan pencatatan pengakuan dan pengesahan anak.

·       Pembinaan kepada masyarakat dan pelaksanaan tugas Bidang Pencatatan sipil.

·       Memberikan arsip/dokumen tentang seseorang apabila suatu hari nanti dibutuhkan oleh pihak pemerintahan atau orang-orang yang membutuhkan.

·       Sebagai tempat untuk mencari informasi tentang seseorang.

Sumber : www.dispendukcapil.surabaya.go.id

              www.dispendukcapil.magelang.go.id

              www.dispendukcapil.banyuwangikab.go.id

             www.disdukcapil.palembang.go.id

Terima Kasih